Как снизить затраты при закупках

Вячеслав Панкратьев, заведующий кафедрой безопасности Университета государственного и муниципального управления, автор и ведущий обучающих программ, консультант в области корпоративной безопасности, полковник юстиции в запасе.

Оно вам надо?

Первым вопросом, который должен задавать себе предприниматель при осуществлении закупки – действительно ли компании необходимы приобретаемые товары и услуги. В одних случаях необходимость закупки не подвергается сомнению. В других – предпринимателя лишь пытаются убедить, что они действительно нужны: что именно сейчас необходимо провести ребрендинг, получить консультацию, заменить оборудование, программное обеспечение, мебель… Зачастую наибольшие сложности встречаются при определении комплектации необходимого оборудования, видах программного обеспечения, необходимости профилактического обслуживания различных механизмов. Продавцы (или закупщики) пытаются убедить покупателя приобрести товар, более дорогой, чем ему нужно. Покупатель, недостаточно разбирающийся в специфике товара, поддается уловкам продавца. Самый простой пример – техобслуживание автомобилей. Часть работ, по требованию их производителей, нужно выполнять лишь при эксплуатации машин в особо тяжелых условиях (например, в Арктике). Но станции технического обслуживания настаивают на выполнении этих работ всегда.

Поэтому всегда задавайте вопрос: нужен ли нам этот договор и все ли в этом договоре нам необходимо?

Сколько стоит потом?

В России до сих пор не принято обращать внимания на цену владения, тогда как на Западе это важнейший фактор при принятии решения о приобретении товара или услуги. Можно купить самую недорогую вещь, но разориться на ее настройке, обслуживании, ремонтах… Самый распространенный пример – струйные принтеры. Стоят они немного, но постоянно требуется замена дорогих картриджей. А потому цена их владения гораздо выше, чем у более дорогих аналогов.

При заключении договора закупки нужно тщательно изучить все предыдущие и последующие договора и выявить истинную цену владения товаров и услуг.

Зона повышенного риска

Цены большинства товаров и услуг понятны и легко проверяемы по аналогам. Но во многих случаях система ценообразования непрозрачна. Чаще всего это касается нематериальных услуг. Сколько стоит разработка товарного знака? Во что обойдется в конечном итоге ребрендинг? Почему услуги одного адвоката оцениваются в десять раз дороже, чем у другого? Сколько стоят научно-исследовательские и опытно-конструкторские работы? Каково ценообразование услуг дизайнера? К примеру, самый известный пример завышения стоимости дизайнерских услуг в России – схема Московского метрополитена, которую разрабатывала Студия Артемия Лебедева в 2016 году за 232 млн рублей. Ведь невозможно точно ответить на вопрос: если бы ее заказали у регионального дизайнера за тысячекратно меньшую цену, была бы эта схема менее удобной?

Договора с непонятной структурой ценообразования должны выделяться как наиболее рискованные и тщательно проверяться, например, с привлечением сторонних экспертов или с использованием технологии «тайного покупателя – это технология, которая позволяет вычислить реальную систему ценообразования.

В любом случае, в компании должен вестись аудит договорной работы, который решал бы разные задачи: как антикоррупционные, так и выяснения эффективности расходов средств предприятия. Но аудит выявляет ошибки постфактум, когда деньги уже потрачены. Поэтому постарайтесь выстраивать систему контроля ценообразования превентивно, чтобы вас не раскручивали на лишние деньги. В настоящее время такая опасность резко возросла. Два месяца многие предприятия не имели доходов, а сейчас будут пытаться «втюхать по полной».

Статья написана на основе выступления Вячеслава Панкратьева на бизнес-практикуме делового клуба National Business.

Email-рассылка